東京大学なんでも相談コーナー保有個人情報取り扱い内規

平成２１年　３月１１日
本部長裁定
改正 平成２１年　３月１１日
改正 平成２２年　２月２４日

（目的）
　 　この内規は、東京大学なんでも相談コーナーにおいて事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

（管理体制）
　 　なんでも相談コーナーにおいては、学生相談ネットワーク本部長を保護管理者とし、なんでも相談コーナー室長を保護担当者とする。

（相談員の責務）
　　 なんでも相談コーナー相談員（以下「相談員」という。）は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規定等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

（利用目的）
　　なんでも相談コーナー保有個人情報の利用目的は下記のとおりとする。
　また、利用の際は可能な限り匿名扱いとする。

　１． なんでも相談コーナーでの利用
　　・ 本人への相談･案内業務のため
　　・ 本人への支援効果を高めるための関連部署への情報提供
　　　 但し、関連部署への情報提供は、本人に自傷他害や迷惑行為の恐れがある場合等、学生相談ネット ワーク本部長が必要と認めた場合とする。その際、関連部署とは個人情報保護に関する倫理を共有し、相手方に情報が残存しない方法で行う。
　　また本部長の承認は、東京大学学生相談ネットワーク本部規則第４条５項及び東京大学学生相談ネ ットワーク本部企画室内規第３条３項に基づき、企画室長が代行する場合がある。
　　・ なんでも相談コーナーの業務維持、改善のための基礎資料とするため

　２． なんでも相談コーナー並びに学生相談ネットワーク本部及び東京大学での利用
　　・ 学生（本人を含む）支援のため
　　・ 健康・予防教育のため
　　・ 教職員厚生福利のため
　　・ その他保有個人情報を利用することに法律に基づく相当な理由があるとき但し、関連部署への情報提供は、本人に自傷他害や迷惑行為の恐れがある場合等、学生相談ネットワーク本部長が必要と認めた場合とする。その際、関連部署とは個人情報保護に関する倫理を共有し、相手方に情報が残存しない方法で行う。
　　また本部長の承認は、東京大学学生相談ネットワーク本部規則第４条５項及び東京大学学生相談ネットワーク本部企画室内規第３条３項に基づき、企画室長が代行する場合 がある。

　３． 特に検討が必要な事案についての、学生相談ネットワーク本部企画室会議及び企画室準備会議での利用

（アクセス制限）
　　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を相談員に与える。
　　相談員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスし てはならない。

（アクセス制御）
　 　保護管理者は、情報システムで取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御に必要な措
置を講ずる。

（端末の限定）
　 　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

（複製等の制限）
　 　相談員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。
　　１． 保有個人情報の複製
　　２． 保有個人情報の送信
　　３． 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
　　４． その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

（保存期間）
　 　保有個人情報は、５年間を保存期間とする。

（廃棄等）
　 　相談員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体（端末及びサーバに内臓されているものを含む。）が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

　　　　
　　　　 附　則
　　　 　　この内規は、平成２０年４月１日から適用する。