東京大学文書処理規則

第1条　この規則は、国立大学法人東京大学並びにその設置する東京大学並びに附属学校及び附属病院（以下「本学」という。）における文書の取扱いについて必要な事項を定め、事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

第2条　この規則における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。

(1)　「起案文書」とは、第5条の規定により起案した文書をいう。

(2)　「接受文書」とは、各部局等に送達された文書をいう｡

(3)　「発送文書」とは、決裁の終了した文書で第10条の規定により発送する文書をいう。

(4)　「決裁」とは、それぞれの文書において承認を得るべき最終責任者（以下「決裁責任者」という。）の承認を得ることをいう。

(5)　「部局等」とは、東京大学基本組織規則（平成16年4月1日東大規則第1号）第3章及び第4章に定める組織並びに附属学校及び附属病院をいう。

第3条　文書は、責任をもって迅速かつ正確に処理しなければならない。

2　文書は、ていねいに取り扱うとともにその授受を確実に行い、汚損、散逸等のないよう努めなければならない。

第4条　本学の役員及び教職員は、業務上作成し、又は取得した文書のうち、その内容を漏らすことにより本学の業務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合には、当該文書の処理に関係のある者以外の者には、その内容を漏らしてはならない。

第5条　回答、承認等の措置を必要とする文書を受領したとき、又は通知等の発議が必要と認められるときは、当該事案の担当者は、当該事案を起案すべき責任者（以下「起案責任者」という。）に報告等を行う。

2　起案責任者は、起案するまでの間に当該事案に関係する部署等との調整を行わなければならない。

3　起案責任者は、起案した場合においては決裁責任者に直ちに回付し、決裁を得なければならない。

4　起案及び決裁に関する個別の事項は、各部局等で別に定める。

第6条　起案は、原則として一つの事案ごとに行うものとする。

2　起案をする場合には、別に様式の定められているものを除き、各部局等で別に定める起案用紙を用いるものとする。ただし、軽易又は定例的な事案を起案するときは、適宜な方法により処理することができる。

3　起案文書に関係文書及び資料があるときは、これを添付しなければならない。

第7条　起案文書は、決裁責任者の決裁を得て施行しなければならない。

第8条　決裁責任者が不在であって、かつ、緊急に処理しなければならない場合には、重要なものを除き、決裁責任者の次位の者により代決することができる。この場合は、起案用紙の当該決裁責任者の決裁欄に「代」と記載のうえ、代決するものとし、事後に当該決裁責任者の承認を受けるものとする。

第9条　決裁責任者は、文書の速やかな処理を図るため必要があるときは、専決者を定め専決させることができる。

第10条　起案文書の施行の日は、決裁を得た日とする。ただし、特別の理由があるものについては、この限りでない。

第11条　決裁済みの起案文書で発送を要するときは、公印押印ののち、起案文書に必要な事項を記入して発送の準備をしなければならない。

2　公印に関する事項は、東京大学公印規則の定めるところによる。

第12条　発送文書は、郵便等適宜な方法により発送するものとする。

第13条　この規則に定めるもののほか、文書の処理について必要な事項は、本部にあっては総長が、本部以外の各部局等にあってはその長がそれぞれ定めるものとする。