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「新図書館計画アカデミック・コモンズ」を締めくくる知の拠点 アジア研究図書館とは?

「新図書館計画アカデミック・コモンズ」の締めくくりとして総合図書館4階にオープンしたアジア研究図書館。初代館長の小野塚先生に館の特徴と展望をご紹介いただき、館の構築を支援してきたアジア研究図書館上廣倫理財団寄付研究部門(Uehiro Project for the Asian Research Library, 略称U-PARL)の2人の先生にも話を聞きました。「研究する図書館」とはどういうものなんでしょうか?

※コモンズ=共有財、入会地

館長に聞きました

小野塚知二
アジア研究図書館長 小野塚知二

研究機能を併せ持つ図書館へ

――構想が始まったのは2013年でしょうか。

附属図書館長だった古田元夫先生を中心に本格的な議論を始めたのがその頃ですが、最初の構想は2009年です。私は2015年から準備部会に加わり、館がまだない2018年4月に館長になりました。5万冊収蔵可能な開架部分に加え、地下の自動書庫に各部局図書館から提供される本を何十万冊か収蔵予定で、どんな本をいただけそうかの事前調査を進めています。学内に散在するアジア関連資料を集めて利活用するのが狙いです。各専門分野の第一線の研究には向かないがアジア研究の歴史的価値は高い本は文理を問わずあり、図書館の多くはスペースが逼迫しています。自動書庫には十分な余力があるし、地震があっても安心。そう考えていただければありがたいです。

アジア研究図書館の蔵書 アジア研究図書館の吹き抜け部分 アジア研究図書館のレクチャールーム
アジアの大地を思わせる茶色の床と、復元した天井の文様が印象的な館内。中央にはレクチャールームが。館の近況はニューズレターから→www.lib.u-tokyo.ac.jp/ja/library/asia/newsletter

――館の最大の特徴はなんでしょうか。

研究機能を併せ持つ図書館であることです。学内の数多ある図書館の中で「研究」を冠するのは当館だけ。その機能は主に3つあります。第一は、文献を手に取りながら共同研究ができる、学内外のアジア研究者が集まるハブとなること。第二は、サブジェクト・ライブラリアンを設置して利用する研究者を支援すること。第三は、大学院生などを育ててそのサブジェクト・ライブラリアンを養成することです。

――聞き馴染みのない呼び名ですね。

研究者であると同時に図書館員として利用者の支援をする人をいいます。何か調べたい場合に相談すると、研究者の立場からこんな資料がありますよと助言をしてくれる人。日本でサブジェクト・ライブラリアンがいる館は一部に限られます。試みはいくつかあったものの定着はしていないのが現状で、東大が設置を決めたのは大きな意味を持ちます。将来的には主な大学間でポストを連携させられないかと考えています。大学間を移動しながらキャリアパスを昇る仕組みを整えたいんです。

図書館員の任も務める研究者?

――普通の図書館員も本に詳しいですよね。

サブジェクト・ライブラリアンは研究者ですからその館にない資料についても幅広く知っています。私は労働史が専門ですが、海外の専門図書館では随分と助けてもらいました。私が知っている資料の情報を共有することもありました。サブジェクト・ライブラリアンの存在が研究を進展させるのは確実です。U-PARLとの連携に加え、来年度から附属図書館にアジア研究図書館研究開発部門を置き、専任3人+兼任2人の体制で動き出します。実質的にはこの5人がアジア研究図書館の研究機能と養成機能を果たしていきます。

――資料探しはGoogleでは足りませんか?

デジタル化はもちろん重要ですが、必要な情報のかなりの部分はまだ紙の状態です。研究者が何かを調べ始めたら、電子化された情報だけでは行き詰まることも多い。たとえば私の分野で重要な企業の取締役会の議事録は手書きの現物を見るしかなく、癖字で読めなかったりもしますが、サブジェクト・ライブラリアンなら当たりがつくかもしれません。

「アジア研究図書館」と書かれた銘板
銘板は木村清孝名誉教授が揮毫

――今後が楽しみですが、課題は?

引き続き収蔵図書の整理を進めることと、研究機能を実装することです。人の面でもお金の面でもやらないといけないことばかり。当初の理想を形にするにはあと10年はかかるでしょう。大変な事業ですが、成し遂げれば世界のアジア研究は飛躍的に進むはずです。アジアの大学として世界に貢献する旨は東大憲章に明記されていますが、これは当館抜きではあり得ません。まだ最初の小さな一歩ですが、大きな一歩を踏み出したとも思っています。

U-PARL の皆さんにも聞きました

「U-PARL」と書かれたロゴ
「アジアの実り」を起点にマンゴーとペイズリー文様をモチーフとしたロゴ

蓑輪顕量(部門長/人文社会系研究科教授) U-PARLは上廣倫理財団のご支援を受けて2014年から活動しています。5年1期として今年度が2期の2年目。1 期目には主にアジア研究図書館の構築支援を行い、2期目は協働型アジア研究拠点の形成を主務としています。地域-言語-主題という三段階から成るアジア研究図書館のオリジナル書誌分類を整備したのは1 期目の大きな成果でした。スタッフは、兼務教員4、特任教員2、特任研究員6、事務補佐員3、そのほか部局図書館からの本の移管を担う学術支援職員9という24人体制。私は2016年度から部門長を務めています。U-PARLは附属図書館設置の研究部門であり、第2期は、協働型アジア研究の拠点形成、研究図書館の機能開拓研究、人材育成と社会還元、アジア研究図書館の構築支援という4つのミッションに取り組んでいます。

現在、協働型アジア研究として7人の研究者が7つのプロジェクト(下表)を主宰しています。アジアに関わること、図書館ならではの研究資源を利活用することがテーマです。アジア研究は学内の様々な部局で進んでいますが、U-PARLは図書館ならではのアジア研究の姿を示す役割が大きいと考えています。

永井正勝(副部門長/特任准教授) 多様な資料を擁する図書館は、いわばディシプリンが横断する場。だからこその「協働型」研究なんです。唯一のルールは、一人でやらないこと。学内外を問わず、必ずほかの人を巻き込む形で研究するのが私たちU-PARLのスタイルです。

蓑輪 モットーは「むすび、ひらく」です。プロジェクトを通じて人々を繋ぐ意識を持つということで、「リエゾン」のイメージも含みます。サブジェクト・ライブラリアンの仕事を体現する言葉でもあります。

永井 もちろん部門内でも互いに刺激をし合うのが常で、ランチタイムの雑談からは、アジアンライブラリーカフェというシリーズが生まれました。研究の知見を一般の人に還元する場で、「文字を支える書字材料」「アジアの言語を語ろう」「古典籍 on flickr!」などこれまでに6回開催しました。また、昨年度はアジア各国の図書館を紹介する一冊、今年度は本の分類法を考える一冊を上梓しましたが、来年度には各々の研究成果を本にまとめて出版する予定です。

蓑輪 ほかにもシンポジウムやワークショップは精力的に行っています。11月にはウルドゥー語資料の目録作成、12月にはIIIFに準拠した画像公開の方法を扱いました。3月には、ヒューマニティーズセンター、東アジア藝文書院と連携し、「サブジェクト・ライブラリアンの将来像」と題した開館記念シンポジウムを実施します。というのも、アメリカの主な大学にはサブジェクト・ライブラリアンが配置されており、研究者に対する研究支援等の活動を行っているのですが、日本ではまだ根付いておらず、日本語訳も定まらない状況だからです。アジア研究図書館を軸にサブジェクト・ライブラリアンという重要な役割への理解を広げていきたいと思っています。

協働型アジア研究プロジェクト

オリエント世界を対象とした研究資源のデジタル化とその利活用に関する研究永井正勝
アジア情報資源の組織化に関する研究:目録作成マニュアルの作成徳原靖浩
東京大学所蔵水滸伝諸版本に関する研究荒木達雄
「ジャイナ教混淆サンスクリット辞典」構築のための基礎的研究河﨑 豊
ムハンマド・ハキーム・ハーン著『選史』チャガタイ語訳写本の研究河原弥生
海外フィールドワーク収集データのオープン化に関する研究:村落研究を事例に澁谷由紀
壬辰戦争からみる16・17 世紀東アジア中尾道子

http://u-parl.lib.u-tokyo.ac.jp

U-PARLスタッフのメンバー
U-PARLスタッフ。左から、徳原靖浩(ペルシア文学)、永井正勝(古代エジプト語言語学)、荒木達雄(中国明代の通俗文藝)、蓑輪顕量(仏教学)、河﨑豊(ジャイナ教)、水上遼(中世イスラーム史)、佐治奈通子(西アジア史)。
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約600名の教職員がコロナ禍に負けないアイディアを共有 2019-2020年度 業務改革総長賞

業務改革総長賞の表彰式を12月16日に安田講堂で開催しました。新型コロナウイルス感染症対策のためにオンライン配信を活用し、会場には受賞者と関係者のみが参集しました。選考された16課題(総長賞3課題、理事賞3課題、特別賞10課題)及び業務改革に取り組む姿勢が特に優れた組織を表彰する2課題(優秀奨励賞)に対し、五神総長と里見理事(業務改革担当)が表彰状と副賞を授与。受賞者によるプレゼンテーションが行われ、参加した約600名の教職員が受賞を祝うとともに、優れた業務改革のアイディアを共有しました。

総長賞 大学院入試関連業務のシステム化

総長賞受賞者の写真。「学部チーム」「大学院チーム」と書かれたプレートを囲む

工学系・情報理工学系等大学院入試システム化推進チーム

取組内容

「Web出願システム」及び「出願書類アップロード・受験票ダウンロードシステム」の開発と構築を行い、入試業務の効率化に貢献。このシステムは他研究科でも利用可能であり、一部のシステムだけであるが教育学研究科や総合文化研究科でも活用されている。

「従来は多くが人力の作業で、ミスの可能性が残り、時間もかかっていました。コロナ禍で出勤体制を見直す必要が生じたのを機に情報システムの構築を行った結果、①業者への発注が不要に、②出願データの活用が可能となり、学生証写真への流用や受験者一覧作成、専攻事務との情報共有なども可能に、③受験票郵送が不要になり返信用国際切手の問い合わせが減る、といった効果もありました。他部局にも展開が十分可能なDXの好事例となりました」

総長賞 UTokyoアカウント認証を利用した紙による手続きの廃止およびOffice365を活用した自動処理
研究倫理教育再受講時の確認処理のWeb化・自動化

総長賞受賞者の写真。ノートパソコンの画面に映している様子

生産技術研究所総務課総務チーム

取組内容

研究倫理教育において紙媒体の確認書ではなく、Office365のwebフォームとUTokyoアカウント認証を利用することにより紙媒体の確認書ではなく、オンラインの受講確認を行った。併せてOffice365のPower Automateを利用することで一連の流れを自動化した。

「全学の方針に沿って研究倫理教育の受講を教員に課していますが、大量の情報の確認、データ入力、紙の確認書のサインによる本人確認などが大きな課題でした。Office365のwebフォームとUTokyoアカウント認証を使って自動処理に切り替えたところ、作業時間が0になり、ミスもなくなり、リアルタイムで受講状況確認もできるようになりました。現在は各種イベントの出席管理、eラーニング、出勤退勤管理などにも用いています」

総長賞 業務フローのクラウド化によるペーパーレス決裁

総長賞受賞者の写真。名前(松峰正典、堀内正、佐藤悠、下村雄人)が表示されている。また授賞式の様子の写真

大気海洋研究所経理系

取組内容

業務フローをクラウド化することにより、会計系の在宅勤務を可能とした。Googleドライブを活用し、伝票はPDF化したものを提出、共有フォルダを活用することにより、Web上で処理できるように整備。また、決裁は紙ベース時と同様に各チームでチェックできるようなルールを構築した。

「Googleのツールや共有フォルダなどを活用してクラウド化を敢行し、①書類の受け渡しのために必要だった研究室との往来が、伝票のPDF化でなくなる、②クリップが外れて紙を紛失することがなくなる、③伝票を探すのに机を引っ掻き回す必要がなくなる、④伝票の数がいつも見えるようになる、⑤ハンコの数が激減する、⑥密な職場がなくなり在宅率が90%に上がる、⑦ニューノーマルを実現する、という7つの改革を成し遂げました」

※表彰式以外の画像は全て参加チームが工夫を凝らしたプレゼン資料より。

理事賞 講義の一斉オンライン化とオンライン期末試験の実施、オンライン講義受講に関する学生サポート

教養学部等 講義等のオンライン化対策チーム

理事賞受賞者の写真

取組内容

コロナ禍でも全ての学生にカリキュラムを提供することを目的とし実施。オンライン授業、オンライン定期試験、PCやネット環境の補助も行い受付等も含めすべてWeb上で実施した。

理事賞 Googleスプレッドシートを活用したオンライン試験監督の進行管理システム

農学生命科学研究科・農学国際専攻

理事賞受賞者の写真

取組内容

コロナ禍においてオンライン入試を実施、多くの試験監督が分散した形で行われるため、Googleスプレッドシートを活用し、各試験における進行状況が把握され、共有できる仕組みを構築。

理事賞 バーチャル空間の構築によるオンラインイベント等の開催

社会連携本部・バーチャル東大制作プロジェクトチーム

理事賞受賞者の写真

取組内容

コロナ禍でキャンパスに入ることのできない方がキャンパスを訪れたような疑似体験ができる仮想空間を提供し、キャンパスを訪れたときの実感や交流を失わないような仕組みを構築。

特別賞

通学証明書発行業務の自動化教養学部等事務部学生支援課学生支援チーム
個人情報漏えいを未然に防ぐ!「NO MORE 個人情報漏えい」医学部附属病院個人情報保護推進委員会動画制作チーム

特別賞(展開・実装型)

ゆうパック等配達物の受領依頼と受領簿作成ツールについて教養学部等事務部総務課
研究者情報管理システムの実装大気海洋研究所
情報学環・学際情報学府
医学部附属病院
新領域創成科学研究科

特別賞(感染症対策貢献型)

コロナ禍における特定機能病院としての役割遂行と患者・職員にむけた安全体制の構築医学部附属病院
新型コロナウイルス感染症に対する機能強化と安全な医療体制の構築及び患者の受け入れ体制の整備と看護体制の強化医科学研究所附属病院
保健センターにおける新型コロナウイルス感染症対策保健・健康推進本部本郷保健センター

優秀奨励賞

カブリ数物連携宇宙研究機構
文学部・人文社会系研究科
NO MORE 個人情報漏洩
プレゼン時に会場がどよめいた特別賞受賞チームの資料より。映画館で上映前に流れるあの映像を見事に換骨奪胎!

業務改革推進オフィスより

多数の業務改善成果を応募・推薦いただきありがとうございました。受賞課題以外にも業務の質を高める優れた取り組みが多数報告されておりますので、各部署での業務再点検の参考としてぜひご覧ください。本制度は、表彰もさることながら、改善成果やノウハウを共有することを主目的としております。皆さんの身の回りの改善事例も、積極的にご紹介ください。

●応募(推薦)課題の取組内容(過去のものを含む)は、東大ポータル・便利帳「業務改革(改善)に関する課題の一覧」をご覧ください。