個人情報ファイル簿の概要

[個人情報ファイルとは?]

「個人情報ファイル」とは、本学が一定の事務を達成するために、特定の保有個人情報を検索することができるように体系的に構成した、保有個人情報を含む情報の集合物です。
「個人情報ファイル」には、電子計算機を用いて検索できるもの（電算処理ファイル）と、五十音順に並べたカルテのように手作業で容易に検索できるもの（マニュアル処理ファイル）があります。

[個人情報ファイル簿とは?]

本学が保有する個人情報ファイルについて、その存在及び概要を明らかにすることにより透明性を図り、本学における利用目的ごとの保有個人情報の適正な管理に資するとともに、本人が自己に関する個人情報の利用実態をより的確に認識することができるようにすることを目的として、法令の定められた方法により作成しています。

[個人情報ファイル簿が作成されない個人情報ファイル]

法令に基づき、以下の事項に該当する個人情報ファイルに関しては個人情報ファイル簿を作成していませんが、開示請求をするこはできます。

1. 本人の数が、1,000人に満たない個人情報ファイル
2. 研究のために作成又は取得した個人情報ファイル
3. 職員等又は職員等であった者に係る人事、給与若しくは福利厚生に関する事項を記録した個人情報ファイル（職員の被扶養者又は遺族に関するものも含む）
4. 事故に備えて予備的に複製し、保有する個人情報ファイル(バック・アップファイル)
5. 新たな電子計算機処理(プログラム)を運用するために試験的に作成した個人情報ファイル(テスト・データ等)
6. 1年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル（1年以内に個人情報ファイルを匿名化するものも含む）
7. 住所録など、物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する情報を記録した個人情報ファイル（住所データ以外の情報が記録されている個人情報ファイルは除く。例えば、同じ個人情報ファイルを、ダイレクト・メール作成と、参加費の入金処理で使用している場合は、これにあたる。）